Tilintarkastaja Tuula Ossa oli puhumassa Yrityssalon ’Yrityksen maksuvalmiuden suunnittelu kirjanpidon keinoin’ -tilaisuudessa 19.11.2021.
Yrityksen talouden hallinta lähtee suunnittelusta
Syksystä 2020 Yrityssalo on koordinoinut maksuvaikeuksissa olevien yritysten tukemista tarjoamalla maksuttomia talousasiantuntijan palveluja. Yritysten talouden tervehdyttäminen saneerausmenettelyn avulla 2020 -hanke on esitellyt muun muassa erilaisia yritysten taloudenhallinnan työkaluja. Tilintarkastaja Tuula Ossa listaa niistä keskeisimpiä.
Korona-aikana yritysten uhkana ovat olleet irtisanomiset ja konkurssit. Jotta niiltä voisi välttyä, on saneeraustilanteessa syytä kiinnittää huomioita yrityksen talouden hallintaan. Asiantuntija tietää, että talouden ja maksuvalmiuden suunnittelu on ennen kaikkea talousraporttien tuntemusta.
“Maksuvalmiuden suunnittelun alkumetreillä on hyvä tarkastella tilikauden tuloja ja menoja sekä varallisuusasemaa sekä oman ja vieraan pääoman suhdetta”, toteaa tilintarkastaja Tuula Ossa.
“Yrityksen rahavarat on usein kiinni vaikka kalustossa, varastossa tai myyntisaamisissa. Varallisuus on rahoitettu joko omalla pääomalla, siis osakepääomalla ja voittovaroilla, ja vierasta pääomaa ovat muun muassa pankkilainat ja ostovelat. Kun näiden lukujen suhdetta katsotaan vuositasolla ja vertaillaan yrityksen aikaisempien vuosien lukuihin, voidaan nähdä miten yrityksellä menee.”
Ossan mukaan on hyvä, jos varallisuutta on hankittu kertyneillä voittovaroilla tai omistajan sijoituksilla eli omalla pääomalla. Silloin se on merkki hyvästä omavaraisuudesta. Jos varallisuus taas on rahoitettu pääosin vieraalla pääomalla, voi kassanhallinta olla haastavampaa.
Tulos on merkki kannattavuudesta
Eri mittarien suhteetkin ovat tärkeitä. Jos esimerkiksi liikevaihto kasvaa, mutta kannattavuus heikkenee, on syytä kysyä, mistä muutokset johtuvat. Muutokset voivat olla esimerkiksi toimialan raaka-aineiden hinnan nousut.
Vuosittaiset vertailut ovat hyödyllisiä, sillä ne paljastavat, miten luvut ovat muuttuneet vuosien saatossa. Nämä luvut löytyvät tuloslaskelmasta.
“Tuloslaskelmaan kirjataan kunkin tilikauden tulot ja menot. Myynnillä on katettava työntekijöiden palkat, kiinteät kulut ja tarvikehankinnat. Jos huomataan, että tulos ei ole plussalla, kertoo se siitä, ettei yritystoiminta ole kannattavaa”, Ossa huomauttaa.
Toinen tärkeä liiketoiminnan mittari on käyttökate, joka on varsinaisesta yritystoiminnasta jäävä summa, jolla pitää vielä kattaa kaluston kuluminen, korot ja verot. Muuten yrityksellä ei ole toimintaedellytyksiä.
Budjetointi on suunnittelua, tarkkailua ja koordinointia
Ossan mukaan kannattavuuden suunnittelu alkaa budjetin laatimisesta. Budjettia pitää tarkastella säännöllisesti, mutta sen seuraaminen on tärkeää siksikin, että se pakottaa arvioimaan yrityksen toimintaa. Mitä suurempi yritys, sitä enemmän on huomioitavia kulueriä ja osabudjetteja. Näistä osabudjeteista ei pidä lipsua.
“Kun yrityssaneerauksen yhteydessä määritellään budjettia, voidaan osoittaa kuluerät, joista leikataan. Ja kun esimerkiksi yrityksen markkinointiin on määritelty tietty budjetti, silloin sitä ei pidä ylittää”, Ossa sanoo.
Budjetoinnissa tavoitteet on syytä määritellä tarkasti, niin kuukausi-, kvartaali- kuin vuositasolla. Se vaatii suunnittelua, tarkkailua ja koordinointia. Kuukausittaisen rahaliikenteen seuraamisessa on huomioitava kassavarat sekä käyttöpääoman, kuten juoksevaan toimintaan liittyvän rahoituksen määrä. Yrityksestä riippuen huomioitavana on muun muassa myynti, ostot, henkilöstökulut, investoinnit ja yleinen rahojen riittävyys.
“Yrityksen historiatietoja tarkastelemalla voidaan nähdä, mitkä ovat kulueriä, joita pitää karsia. Säästötoimenpiteet vaativat usein yrityksen sisäistä kurinpalautusta. Mutta silloin turhat kuluerät saadaan nostettua esiin”, Ossa huomauttaa.
Ulkopuoliset silmät apuna
Kirjanpidon raportteja yrittäjä voi pyytää tilitoimistosta, ja usein sieltä saa tunnuslukuja valmiiksi laskettuna. Myös tilintarkastajan käyttäminen on yritykselle suositeltavaa, sillä ulkopuoliset silmät auttavat tunnistamaan kehityskohteita ja ehkäisemään tulevia talouden ongelmia.
“Harva yrittäjä tuskin suhtautuu yrityksensä lukuihin välinpitämättömästi. Mutta jotta tietoa osataan ottaa irti, vaatii se esimerkiksi excelin ja tietysti kirjanpito-ohjelmien kaltaisia työkaluja. Budjettien laskemiseksi vaaditaan vielä oikea henkilö tulkitsemaan numeroita ja lukuja”, muistuttaa Hilkka Halla, Yritysten talouden tervehdyttäminen saneerausmenettelyn avulla 2020 -hankkeen koordinaattori.
Tähän Ossa lisää, että yrityksen lukuja kannattaa seurata jatkuvasti, ei vain silloin kuin menee huonosti. Yrittäjä voi käyttää esimerkiksi kirjanpito-ohjelmien automaattisia analyysityökaluja.
“Nykyään tilitoimistot eivät kirjaa pelkästään tositteita, vaan ne tarjoavat myös neuvontapalveluja, joissa selvitetään tarkasti, millä tolalla yrityksen talous on ja millaisia tavoitteita yrityksellä on. Kun tarkastellaan yrityksen toiminnan kannattavuutta, on ulkopuolisen tukeen hyvä kääntyä”, Ossa summaa.
Katso tallenne Yrityksen maksuvalmiuden suunnittelu kirjanpidon keinoin -tilaisuudesta (kesto 2 h).
Tutustu tilaisuuden materiaaleihin:
Yrityksen talouden ja maksuvalmiuden suunnittelu Tuula Ossan esitys
Tulosbudjetti työstettäväksi Budjettiexcelpohja käyttöönotettavaksi
Case Sisustusliike Oy vertailu ja katteet
Case Myymälä Oy:n budjetti esimerkiksi
